Tổng đài điện thoại nội bộ thường được sử dụng trong môi trường kinh doanh ở mọi lĩnh vực, nghành nghề khi cần liên lạc nội bộ hoặc thực hiện cuộc gọi kinh doanh cùng lúc nhiều người và nhận cuộc gọi từ khách hàng, đối tác gọi vào doanh nghiệp mình.

Tổng Đài: Hệ thống tổng đài điện thoại tốt nhất 2020
Tổng Đài: Hệ thống tổng đài điện thoại tốt nhất 2020

Với một hệ thống tổng đài lớn được kết nối giữa công ty với các chi nhánh, văn phòng thông qua các hệ thống được kết nối VPN hay leased line PSTN giúp việc kết nối trở nên đơn giản và toàn cầu hóa cuộc gọi nội bộ với chi phí cực kỳ thấp cho mỗi cuộc gọi liên lạc với nhau bởi tổng đài điện thoại – PBX System.

Tổng đài điện thoại là gì?

Tổng đài điện thoại là một hệ thống viễn thông được sử dụng trong mạng điện thoại chuyển mạch công cộng hoặc trong các doanh nghiệp ngày nay. Nó kết nối các đường dây thuê bao điện thoại hoặc dựa vào mạng internet để ảo hóa thiết lập các cuộc gọi điện thoại giữa các thuê bao nội bộ, trong nước và ra quốc tế bởi tổng đài điện thoại.

Tổng đài điện thoại là gì
Tổng đài điện thoại là gì

Hệ thống tổng đài gồm những gì

Một hệ thống hoàn chỉnh cần có ít nhất một khung chính tổng đài có cấu hình từ 2 CO (2 số bưu điện vào), 8 số máy nhánh (EXT) ra cho 08 nhân viên trong doanh nghiệp sử dụng để liên lạc nội bộ và gọi ra đồng thời được 2 máy bởi sẽ chiếm 2 số điện thoại gọi ra, ví dụ: Nhân viên kinh doanh gọi ra thì Tổng đài tự chiếm CO 1: (028) 7109 8678, nhân viên Kế Toán gọi ra thì CO 2 còn lại là số: (028) 7109 8679 để liên lạc. Bảo vệ có thể gọi qua phòng nhân sự số 104 hoặc gọi lên giám đốc 108, …

1. Khung chính tổng đài

Khung chính là một khối hộp được thiết kế với bo mạch chủ (Card chính – Mainboad) thiết kế lớn nhất và có nhiều khe để gắng các card cơ bản và card phụ nâng cấp. Trên khung chính ít nhất sẽ có card cpu, card nguồn.

Tùy mỗi dòng tổng đài analog hoặc tổng đài ip mà có những card mở rộng phù hợp khi doanh nghiệp lựa chọn dòng tổng đài phù hợp:

  • Tổng đài analog là dạng truyền thống đã xuất hiện trước đây và nay đã có nhiều phiên bản đa dạng. PBX System Analog ngày nay có thể kết hợp như một hệ thống hỗn hợp kết hợp vừa tín hiệu Analog và kỹ thuật số IP thông qua tín hiệu mạng và internet toàn cầu nhưng option ban đầu vẫn đảm bảo khung chính và bộ sử lý card nguồn, khi hư hỏng thường phải thay nguyên khung chính với chi phí cao.
  • Tổng đài IP là hệ thống được hoạt động trên nền IP ngoài việc thực hiện cuộc gọi nội bộ, gọi đến các mạng PSTN, mạng di động, hệ thống này còn truyền được thoại và hình ảnh trên mạng LAN, WAN thông qua Internet, … giúp việc liên lạc thuận tiện hơn, chi phí cho cả khung chính rẻ.

2. Khung phụ tổng đài điện thoại

Với khung sẽ đảm nhiệm việc mở rộng thêm card máy nhánh, card co, card disa, … Trong khung tổng đài chính cũng có bo mạch chủ và bộ xử lý trung tâm nhưng chủ yếu làm nhiệm vụ kết nối và truyền dẫn thông tin về cho khung chính xử lý toàn bộ.

3. Hộp đấu nối MDF hoặc Switch mạng

Hộp đấu nối cáp tín hiệu được gọi là hộp MDF được thiết kế bằng nhựa để có thể chống lại mưa, năng thời tiết bên ngoài hoặc trong nhà, tránh rỉ sét làm ảnh hưởng tới các điểm tiếp xúc các tín hiệu ra từ tổng đài và đấu với các cáp tín hiệu từ nơi đặt điện thoại cố định về hộp đấu nối mdf.

Trong hộp đấu nối MDF sẽ có nhiều thanh KH23 với 10 cặp chân tiếp xúc các cáp tín hiệu 2 đôi cáp và line CO Analog từ bưu điện vào để cấp tín hiệu cho khung chính.

Nếu sử dụng IP PBX System thì mọi kết nối Ext đầu cuối sẽ thông qua Switch chung hệ thống mạng – lớp mạng LAN nội bộ có dây hoặc Giải pháp wifi chuyên dụng giúp toàn hệ thống là một lớp mạng không cần chia Vlan rối rắm nhưng an toàn đảm bảo.

Lợi ích khi sử dụng tổng đài

  • Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện.
  • Bảo mật các cuộc gọi nội bộ và riêng tư tốt nhất.
  • Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện hiện có.
  • Tổng đài có khả năng hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty, tổ chức của bạn.
  • Có khả năng chặn các cuộc gọi không mong muốn: Di động liên tỉnh, quốc tể.
  • Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng nhân viên thông qua đó tính toán mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại của công ty bạn.
  • Tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở với nhau để giao dịch không mất phí nhờ internet hoặc tổng đài IP với nhau.
  • Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc.
  • Sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng với lập trình trượt số hoặc group nhóm số máy bởi nhà cung cấp dịch vụ dành cho các trung tâm Call Center – Có rất nhiều CO vào nên không bao giờ bị bận khi nhân viên gọi ra hoặc gọi vào.
  • Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến. Quý vị có thể cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty.

Tình huống thực tế hoạt động Tổng đài điện thoại:

  1. Trong giờ làm việc bạn có thể cho đổ chuông ở Máy tiếp tân – Reception
  2. Giờ nghỉ trưa bạn có thể yêu cầu không làm phiền nên có thể không cho đổ chuông hoặc cho đổ chuông ở phòng bảo vệ.
  3. Tối bạn có thể thay bằng lời chào dạng: ” Cảm ơn Quý khách, hiện tại đã hết giờ làm việc, vui lòng gọi lại vào giờ hành chính ngày mai, cảm ơn Quý khách! “

Thương hiệu PBX System nổi tiếng và hay dùng:

Có khoảng hơn 100 nhãn hiệu tổng đài lớn nhỏ khác nhau, nhưng tại Việt Nam thị phần tổng đài nội bộ thường sử dụng các hãng: Panasonic, Siemens, Erission, Avaya, NEC- Nitsuko, Alcatel, Nortel, Lucent, LG, Samsung, IntelBras,… và các tổng đài trong nước như Miswi, Sun,…

Lựa chọn dòng sản phẩm và thương hiệu phù hợp:

Tuỳ theo nhu cầu sử dụng hiện tại hoặc tương lai mà định hướng xây dựng và trang bị theo cấu hình tổng đài phù hợp cho hiện tại và có khả năng mở rộng về lâu dài về sau nếu công ty tuyển thêm nhân viên hay chi nhánh.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: Xin đừng Copy nội dung nhé, Cảm ơn!
0933 719 613